スケジュールの作成方法について by k.c

皆さん、こんばんは。はじめましての方は、はじめまして。
ご覧いただき、ありがとうございます。
タキプロ関西11期オンライン班のk.cです。
今回も、よろしくお願いいたします。

新型コロナウィルスの影響により、経済が停滞する感覚を肌身に感じる日々が続いています。
受験生時代に知識として学んだ、中小企業支援策の名前をニュース等で目にすることもあるのですが、
一方で、殆ど何もできない自分に憤りを覚えています。

そんな中でも、こうして、受験生のお役に立てるかも知れない情報を、
タキプロのブログを通じて提供できることは、私にとって大きな喜びの一つです。

ということで今回も気合を入れて書いていきますので、最後までお付き合いいただけますと幸いです。

さて、既に他のライターの皆さんも書かれていらっしゃいますが、
令和2年度の中小企業診断士試験のスケジュールが発表されましたね(→ コチラ)。

そこで今回は、スケジュールについてのお話です。

 

◆ 試験までの勉強スケジュールについて(?)

しかしながら、1次試験や2次試験までの勉強計画の立て方、といったお話ではありません。

なぜなら……

1次試験まで時間が無く、私自身が1次試験の合格まで1.5年掛かっていること、他の短期間での合格を果たしたライターの皆様の情報の方が受験生にとって有益と考えられること、ネタ被りを避けたいこと、が理由。(97文字)

ということです。

ですので、今回は別のお話をしたいと思います。

それは……

◆ 週間スケジュールの立て方

です。

多くの方が、受験生とはいえ普段は、お仕事や家事に多くの時間を費やされているかと思います
私もそうでした。学生の方であれば、学校の授業があるでしょう。
もちろん、ご家族のための時間や、趣味に費やす時間も大切です
そんな中、勉強の時間を確保し、確実に勉強を進めていくためには
一日一日のスケジュールをキチンと立てておくことが大事です

そこでまず、皆さんにお勧めしたい本があります。

 

「完訳 7つの習慣 人格主義の回復」 キングベアー出版 (アマゾンリンクは→ コチラ)

 

まぁ正直なところ、
この本を読んでいただければ、今回の私の記事は読む必要が無くなってしまうくらいなのですが、
1次試験までに残された時間が少ないなかで、
けっこうなボリュームを誇るこちらの本を読むのは骨が折れる作業です。
なので今回は、私がこの本の内容を参考にして実践していた手法をご紹介したいと思います。

 注1) 飽くまで私の解釈なので、間違っていたり、理解が不十分であったりする可能性があります。
 注2) 時間がある方は、是非一度、読んでみてください。

◆ 第2領域を意識して週間スケジュールを組み立てる

まず、皆さんの普段の仕事や勉強、その他に於けるタスクを、4つの領域に分けます。

4つの領域の分類はそれぞれ以下のとおりです。

 第1領域: 重要度が高く、緊急度も高いタスク
 第2領域: 重要度は高いが、緊急度は低いタスク
 第3領域: 重要度は低いが、緊急度は高いタスク
 第4領域: 重要度も低く、緊急度も低いタスク

皆さんがお持ちのタスクについて、それぞれをどの領域に分類するかは、
皆さん次第だと思うのですが、
「完訳 7つの習慣 人格主義の回復」のなかでは以下のような例が挙げられています。

 第1領域: 期限のある仕事、差し迫った問題、等
 第2領域: 準備や計画、新しい機会を見つけること、心身をリラックスさせること、等
 第3領域: 多くの電話、無意味な接待や付き合い、等
 第4領域: 雑用、暇つぶし、快楽だけを追求する遊び、等

さて、この4つの領域の中で最も大切にしなければならないことは、どの領域でしょうか?

はい、そうです。第2領域です。
第2領域のタスクは、その性質上、
未来に対する投資とも言え、最も大切にしなければならないタスクです。

しかしながら、緊急度の高い第1領域や第3領域のタスクに追われて、
この第2領域のタスクに費やす時間が無くなってしまうことが多くはないでしょうか?
あるいは、時間ができたとしても、第2領域ではなく、第4領域のタスクにその時間を充ててはいないでしょうか?

この第2領域のタスクに費やす時間を確保するために、
一日一日のスケジュールを予め組んでおくことが非常に有効であり、
その間隔は、一週間ごととするのが適しているのです。

◆ では具体的に

ここからは、具体的に私がやっていた方法をご紹介します。

ステップ1: 一週間のタスクを書き出す

まずは一周間のタスクを手帳のメモ欄等に書き出します(※)。
お仕事とプライベート、双方のタスクを書き出してください。

 ※ またここで、それぞれのタスクの横にチェックボックスを作っておいてください。

その際、それぞれのタスクがどの領域に分類されるかを考えます。
私の場合、第2領域を「青」、第1領域と第3領域を「黒」、第4領域を「緑」として、
フリクションを使って色分けしていました。

どのタスクをどの領域に分類するかは、
前述のとおり、皆さん一人一人にとって異なる部分だと思います。
私の場合、中小企業診断士試験対策の勉強は第2領域
通常の仕事上のタスクは第1領域とすることが多かったです。
ですが、もちろん、仕事上のタスクでも第2領域に分類されるものもあります

ちなみに、私が第2領域として設定していたタスクは、
試験勉強の他、「ジムに行く」「靴を磨く」「部屋の掃除をする」といったことや、
「次週のスケジュールを考える」ことも第2領域として設定していました。
また試験勉強も、「○○(科目名)の問題演習をする」「テキストを再読する」
「サブノート作り」「○○年の過去問チャレンジ」など、
ある程度まで細かく分けて設定していました。

あと、ここで大切なのは、第4領域も忘れないことです。
正直、第1~第3領域のタスクばかりで埋まった一週間は、息が詰まる一週間です。
戦略的に休息を取ることも必要です(※)。
私の場合、プライベートの予定を第4領域として緑色で書き込むことが多かったのですが、
緑色が適度に散りばめられているかどうかを確認することで、
余裕のあるスケジュールとなっているかどうかを測る目安としていました。

 ※ もっともこれは、「完訳 7つの習慣 人格主義の回復」の中では第2領域の例とされていることです。

ステップ2: それぞれの曜日にタスクを割り振る

次に、それぞれの曜日に、先程書き出したタスクを割り振っていきます(※)。

 ※ それぞれの曜日に記入したタスクの横にもチェックボックスを作ってください。

もちろん、優先すべきは第2領域のタスクです。
そうすることで、第2領域のタスクに費やす時間を確実に確保します。

また可能な限り、そのタスクに取り組む時間を決めて割り振ってください。
そうした方が、確実なタスクの遂行に繋がります。

もちろん、どうしても時間を決められないタスクや、
ある程度の冗長性が必要なタスクもあるかと思います。
その場合は臨機応変に、
夜や夕方、あるいは午前中といった大きな括りで決めてしまうのも一つの手ですし、
その日の内のどこかで、といったかたちにしておくのも良いでしょう(※)。

 ただできれば、時間を決めておいた方がタスクの確実な実行に繋がりやすいです(私の経験上)。

割り振りが完了したら、
ステップ1で書き出したタスクの横のチェックボックスに印を付けていきます。
そうすることで、割り振りが完了しているタスクとそうでないタスクが一目瞭然となります。
できれば一週間がスタートする前に割り振りを完了させることができれば良いのですが、
それができないこともあるでしょう。
しかし、その場合でも、できるだけ早く、
割り振りが完了していないタスクに費やす時間を決めた方が良いでしょう。

ステップ3: 完了したタスクにチェックを付ける

後は簡単です。
タスクをこなし、完了したものにチェックを付けていきます。
チェックが付いていくことは単純に楽しいものです。

もちろん、チェックを付けることができなかったタスク。
つまり、何らかの理由により取り組むことができなかったタスクも発生するでしょう。
しかし、悲観することはありません。
このやり方の良いところは、
「スケジュールどおりにできなかった」ということも一目瞭然で分かることです。
そのタスクは、ちゃんと次の週にやれば良いのです。
もちろん、上手く行かなかった理由は考えてください。
スケジュールに無理があったのなら、
次の週のスケジュールを考える際には、無理のないものとなるような工夫が必要です。

◆ いかがでしたでしょうか?

ちなみに私は、紙の手帳を使っていましたが、
その場合、見開き一週間タイプが使いやすいかと思います。
他のタイプでもやること自体は変わりませんので、
皆さんの環境に合わせてアレンジしてみてくださいね。

キチンとスケジュールを組んだ後で手帳を見ると、
私にはまるで、自分の成長を支えてくれる相棒のように思えてきました。

「Google カレンダー」等でも可能だと思いますが、
ステップ1の1週間のタスクを書き出す作業に、
ちょっとした工夫が必要になるかと思います(他のToDoアプリを併用する? 等)。

◆ それでは

今回は、この辺りで記事を終わりたいと思います。

ご存知のとおり、本年は例年と異なり1次試験が7月に実施されます
1次試験までの時間が通常よりも少ないのは事実ですが
やれることは一日一日を大切にしながら、勉強を進めていくことだけです。

頑張ってください!
そして、どうか、体調にお気をつけください。

明日は、しょっちさんの投稿です。皆さん、お楽しみに!

 

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◆ k.cの過去記事はこちら

3/1[日] 最初にお伝えしたい大切なこと(→ コチラ)

 

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