実務補習で役立つツール②

みなさんこんにちは。関西オンリーアシベです。

インフルエンザが大流行していますが、みなさんは大丈夫でしょうか?
ちなみに私は、先週しっかりと流行りに乗ってインフルエンザに罹患しました。

数日間高熱にうなされ、その上熱がひいたあとも数日は医者から外出を禁止されていたので、都合1週間ほど自宅で静養していました。おかげで年末年始以上に静かな時間を過ごすことができましたが、その穴埋めのため、しばらくは相当忙しい思いをすることになりそうです。
やはり休みは計画的に取ってこそ心置きなく楽しめるものですね。

みなさん、とくに2月の実務補習を受講される方々は、くれぐれも体調管理にはお気をつけください。
実務補習は欠席が許されません。休んでしまえばそれまでの努力が水の泡。
実務補習で気をつけるべきことは、何を置いてもまずは体調です。
神経質になりすぎるのも考えものですが、マスクや手洗い・うがいなどの自己防衛はしっかりと行っておきましょう。

さて今回は、前回に引き続いて実務補習で役に立つツールということでお届けします。
やはり私の経験と反省に基づいたピックアップで統一感は薄いですが、何か一つでもみなさんのお役に立てれば幸いです。

 

○PDF編集ソフト

実務補習で必須の提出物である診断報告書はWord,Excelを使って作成することになります。
しかし、診断先企業や診断協会への提出は、データではなく紙に印刷したものを提出する必要があります。
印刷については基本的にはキンコーズなどの印刷業者で印刷してもらう流れになり、その際にはPDFデータとして持ち込むことが必要です。
この場合、各自の作成したPDFデータをバラで持ち込む方法も不可能ではないと思いますが、一つのデータにまとめる必要があるケースも多くあります。

そうした場合、どうやってチーム全員のデータをまとめるか。

各自の原稿をコピーペーストして一つのデータにまとめてPDF出力する、というのも一つの手段でしょう。
しかし、その場合、ソフトのバージョン等の違いによるレイアウトのズレなど、それぞれのデータ間の調整は非常に煩雑になります。また、ページ番号を入れる必要もあり、これも思いの外ややこしくなる。こうした調整作業は、結構苦労することになります。まあ、私が良い方法を知らないだけかもしれませんが。

そこで、PDF編集ソフトの出番です。

各自の環境下でそれぞれのデータをまずPDF化し、それを後から一つのデータに統合できれば、ソフトのバージョンの違いによる影響は排除できます。
また、PDF化・統合した後からページ番号を入れることも可能なソフトもあります。

Word,Excelだけでうまく乗り切ることが可能であればそれも理想的ですが、とにかく時間がない実務補習においては、便利なツールは積極的に活用しましょう。

おすすめは、PDF編集の定番であるAdobe Acrobat DC
PDF統合はもちろん、後からページ番号を入れることも可能
また、PDF化してからの誤字等の修正も可能であり、印刷前の最終チェック時に誤字等見つかった場合も、少々の修正ならWord等に戻ってやり直す必要はありません。
有料ですが、サブスクリプション方式で利用でき、1ヶ月単位で利用可能。
多少割高にはなりますが、実務補習期間のみ利用するのであれば、数千円の出費で済みます。

無料で利用できるソフトとしては、PDFtkというものもあります。
無料の機能はPDF統合のみですが、私はこれを実務補習期間中とても重宝しました。

○中小企業の会計ツール集

中小企業庁の発行する「中小企業の会計34問34答」という小冊子のために用意されたExcelファイルで、貸借対照表や損益計算書などの作成をサポートするためのツールです。利用は無料
なかでも便利なのは、2期分の財務データを入力すれば、キャッシュフロー計算書を自動的に作成してくれる機能。

みなさんは診断士試験を通過しているはずですので、情報さえ揃っていれば電卓一つでキャッシュフロー計算書は作成可能なはずです。
ただ、試験勉強では必ず解答が用意されていて、問題を解いたあとにはそれで正誤を確認することが可能でした。

しかし、実務補習、そしてその先の診断士実務においては、解答など用意されていません。
実際に自分でキャッシュフロー計算書を作成してみると分かるかと思いますが、思った以上にその計算が合っているか不安になるものです。

こうした場合はやはり、補助ツールを使って数値の一致を確かめておきたいもの。
その際にこの「中小企業の会計ツール集」のキャッシュフロー計算書作成機能は有用です。
私はこれまで類似のツールを様々試してみましたが、この「中小企業の会計ツール集」が一番しっくり来るような印象を持ちました。

ただし、計算結果について責任をとるのはもちろん自分自身です。ゆえに電卓を使って自身でもキャッシュフロー計算書を作成すべきなのは当然ですね。

もちろん、本体?である小冊子「中小企業の会計34問34答」それ自体も、わかりやすく中小企業の会計についてまとめられた内容であり、一読の価値があります。時間があれば是非とも実務補習までに目を通しておくべき内容といえるでしょう。

○計算専門のポータルサイト「Keisan」

電卓でおなじみカシオ計算機による様々な計算機能を提供するサイト。

私は実務補習で、このサイトの減価償却費の計算機能に大変お世話になりました。

実務補習においては、診断先企業の要望によって将来の投資計画を反映した予測損益計算書や予測貸借対照表を作成することになるケースも有り得ます。

私の場合をいえば、ちょうど私が財務担当になった際に15年分の予測損益計算書・予測貸借対照表・予測キャッシュフロー計算書を作成する試練を与えられ、作成に非常に時間を要したことを記憶しています。

とくに減価償却費の計算で少々つまずき、なにか良いものはないかと探して行き着いたのがこのサイトでした。

この「Keisan」には様々な計算ツールが用意されており、とくに「お金の計算」というカテゴリにおいてローンの計算や複利計算、減価償却費計算、そしてさらに収益性・効率性・安全性・成長性の別に分かれた財務分析の計算まで可能なツールが用意されています。

そんな計算ならExcelで計算式を組めばできる、と思われるでしょう。実際そうです。
ただ、Excelは計算ミスをしませんが、人間は思わぬところで思い込みやミスをするもの。一つの方法のみで完結させようとすると、思いもよらぬところでびっくりするようなミスや勘違いをしている場合もゼロではありません。

計算結果について責任をとるのは自分自身です。
別の方法での計算も並行して行い、その結果が一致することを確かめておけばより安心できるものです。

ちなみにこのサイト、会員登録により自作式を登録することが可能であり、他の会員の作成した自作式を利用することも可能です。

さらに、(Excelでも作成可能ですが)棒グラフや折れ線グラフ、レーダーチャートなどの作成機能も用意されています。

うまく使えば、報告書作成にかなり役に立ってくれるサイトだといえるでしょう。

 

 

さて以上、前回と合わせ、実務補習で役に立ってくれそうなツールをいくつかピックアップしてご紹介してきました。

とくに今回は、実務補習までもうあまり時間がありませんので、PCを操作すればすぐに手に入るものをチョイスしました。

まだまだ紹介すべき便利なものはたくさんありますが、あまり多くを並べると、何が重要なのかわからなくなるもの。

他の記事ではあまり見かけないものを中心に、私がみなさんにお勧めしたいものを選別しました。

 

 

本日夕方はいつもおなじみ、”プロコントッティ@二代目の登場です。

 

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