効率よく実務補習(グループ活動)を進めるコツ

おはようございます。水曜担当のちおりんです。
今、初めての実務補習を受講されている方も多いと思います。今回は、実務補習などグループでアウトプットを作成する活動において円滑に進めるコツをお伝えします。
今までの受験勉強は基本的に「個人」のペースで進めてきたと思います。実務補習は「個人」での頑張りはもちろん必須ですが、グループのメンバーと一緒に1つのアウトプットを作るために、調整・認識あわせが必要な部分が多々あり、今までにない難しさを感じることになると思います。

効率よく実務補習(グループ活動)を進めるために心がけておきたいことは、大きく2つあります。
①メンバー間で報告書の仕上がりイメージが明確になっていること
②現時点での状況を常に「見える化」すること

【仕上がりイメージを明確にする】
2日目の実習が終わると、翌週まで個人作業となります。メンバー全員の中で報告書の仕上がりイメージが統一されていない場合、統合時に体裁がバラバラで修正・調整作業が必要になってしまうためせっかく綺麗に体裁を整えて報告書を作成しても、その苦労は無駄になります。フォント形式やサイズ、章立ての仕方、論調、図のタイトルの表示位置など、事前に取り決めておく必要があります
実習が2回目・3回目という方がグループにいれば、雛形を提供してもらうのが一番要領のよい進め方ですが、雛形がない場合は、誰かが率先して雛形を作成しすぐにメンバーへ提供するようにしましょう。
作成するものは報告書だけではありません。図表の一覧表や総括サマリなど、指導員の先生の意向で作成が必要なものもあります。普段の仕事を進める上でも大変重要ですが、最終的に何を提出しなくてはいけないのか?を把握しておくこと、また、そのアウトプットを作るには、何が完成していないといけないのか?という順序関係も把握して作業計画を立てる必要があります。

2日目が終わって解散する時点で、以下の点を明確にしておくと以降の個人作業や3日目からが円滑に進められます。
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・報告書の雛形
(フォント、行数、インデント、章立て、論調などのガイドライン)
・最終的に提出が必要なアウトプットの種類/内容
・個人作業において、メンバーに相談したいことが発生した場合の連絡方法
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※決まってないまま解散してしまった!という方、水曜の今ならまだ間に合いますので率先してアクションを起こしましょう。

 

【状況の「見える化」をする仕組み】
個人作業においては、他のメンバーの作業状況や動向をしっかり把握した上で、自分の担当分を進めておくと統合時の調整作業を減らすことができます。統合時には、今、誰が、どのアウトプットに手を加えているか?を全員に見えるようにしておくと、トラブルを減らし、メンバー間でモメずに済みます。私が実践した「見える化」の仕組みを2つ紹介します。

①コミュニケーションシート(個人作業の見える化)
ざっくり表現すると「課題管理表」のイメージです。堅苦しい相談事項を載せるのではなく、自分が思いついたアイディアや、他の戦略パートの人と調整したいこと、思い悩んでいることなど自由に記載する共有エクセルシートです。
■自分の会社ではこういう取り組みがあった。応用させてみては?
■経営課題をまとめたので、各機能戦略との整合性を確認してください
■生産管理パートは盛りだくさんになってしまったので、技術者育成は人事パートで使ってください
■HPコンテンツのアイディアに行き詰っています など
運用ルールは、必ず1日1回はこのシートを確認する、積極的にコメントする、「見たよ!」という意思表示として、記載内容を見たら自分の名前の欄に「○」をつける、としました。

②ホワイトボードを使ったステータス表示(統合作業の状況の見える化)
縦軸にメンバー名、横軸にアウトプットの名称を記載したマトリックスを作成します。アウトプットの数だけマグネットを用意します。
報告書   総括表  図表一覧  発表資料・・・
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
Aさん         
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
Bさん        済
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
Cさん   済

たとえばBさんが報告書の修正作業を行う場合、マグネットを自分の名前のマスに貼り付けます。作業が終わったら、マグネットを自分の名前のマスから枠外へ移動させ、「済」と記入します。こうすることで、誰が作業中なのか?誰が入力を終えれば完成なのか?が一目でわかり、円滑に作業が進みます。

このように生産管理と同じで、情報共有して無駄な作業は減らすことを意識し、無駄な作業を減らした分は、戦略や提言の話し合いに費やし、診断先に感謝される質の高いアウトプットを生み出してください!

タキプロ勉強会のお知らせ


【今後の予定(東京)】

・2/23(日) 9時半~12時 京橋区民館 座談形式タキプロ勉強(相談)会

*持参物:再現答案や本試験の問題用紙があればご持参ください。
詳細はこちら

・3/2(日) 9時半~12時 新場橋区民館 題材:H25事例1
・3/13(木) 19時~21時半 堀留町区民館 題材:H25事例2
・3/30(日) 9時半~12時 京橋区民館 題材:H25事例3

*題材の過去問を解いて、解答のコピーを8部 ご用意ください。
*時間の都合上、全部の設問を扱うことはできません。あらかじめご了承願います。

お申込みはこちらから

【タキプロ×経士会 絶対合格勉強会in大阪】

去年の2次試験の問題を基にした設問をこちらで用意しますので、グループメンバーで議論や意見交換を行った上で解答を作成していただき、各グループから発表をしていただきます。初学者の方も受験経験者の方もぜひご参加ください♪

2月16日(日)10:00~16:00
◆内 容:
10:00~12:30 グループディスカッション(H25年度2次試験事例Ⅰ)
13:30~16:00 グループディスカッション(H25年度2次試験事例Ⅱ)
◆場 所:
梅田阪急オフィスタワービル29F セミナールーム
(大阪府大阪市北区角田町8番1号)
◆参加費:1,000円 ◆定 員:40名
◆持ち物:
・H25年度2次試験問題用紙(事例Ⅰ、事例Ⅱ)
・上記再現答案(作成されている方は併せてご持参ください)

2月21日(金)19:00~21:30
◆内 容:
グループディスカッション(H25年度2次試験事例Ⅰ)
◆場 所:
グランフロント ナレッジキャピタル7階(大阪市北区大深町3番1号)
◆参加費:1,000円 ◆定 員:20名
◆持ち物:
・H25年度2次試験問題用紙(事例Ⅰ)
・上記再現答案(作成されている方は併せてご持参ください)

お申込みはこちらから

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