実務補習はITを活用しよう まいどまいど編

こんにちは。火曜日担当のまいどまいど@タキプロ4期生です。
今日はクリスマスイブですね。口述試験を受験した皆様、明日の合格発表がクリスマスプレゼントになることをお祈りしております。

さて、今回はSE出身の診断士?らしく、実務補習にITをどう活かすかをお話ししようと思います。

口述試験を突破すると、実務補習が皆様を待っています。この実務補習ですが、ITをうまく利用することで効率化を図ることが可能です。詳細はタキプロセミナーでもご紹介しますので、今日は触りだけ・・。

実務補習では、以下の3つの知識があると非常に役に立ちます。

①報告書の作成業務:Word,Excel
②メンバーとのコミュニケーション:SNS,メール,Skypeなど
③メンバーとのファイル共有:DropBox,GoogleDrive,SkyDriveなど

①報告書の作成業務:Word,Excel
言わずもがなですが、必須です。
Wordは実務補習の報告文書の作成に、Excelは中小企業診断協会に提出する資料の作成に利用します。Excelはできる人が多いのですが、Wordが苦手という方がとても多いですね。職場では、Excelで報告文書を作成している人をよく見かけますが(方眼紙のようなシートで作成・・)、実務補習ではWordを使いますので、覚悟して覚えましょう。

報告文書はチームのメンバーで分担して作成しますので、Wordの機能を知らないと、メンバーが各自で作成した文書を統合する際に、スタイル(フォントや文字サイズなど)や目次、図表番号等の作成などに非常に手間がかかります。
Wordのスタイルや図表番号などの機能を用いれば、スタイルの統一や、目次・図表番号等の作成は一瞬で終わります。ぜひ覚えておきましょう。
ちなみに、私が使っていたWordの参考書は「Wordで作る長文ドキュメント」です。この本自体がWordで作成されており、報告書作成に必要なテクニックが豊富に載っていますので、参考にしてください。
http://www.amazon.co.jp/dp/4774148350

なお、Word,Excel以外に、OpenOfficeやKingSoftなどの安価なソフトもありますが、実務補習ではWord,Excelで資料作成をすることがほとんどで、他のソフトの互換機能も限界があることから、Word,Excelをお持ちでない方も、多少高価であってもWord,Excelを用意したほうが無難です。

②メンバーとのコミュニケーション:SNS,メール,Skype
実務補習では、各自で報告書で作成する期間があり、その期間内の進捗を相互に確認したり、不明点などを質問したりする場面が出てきます。こんなときに、SNS,メール,Skypeがとても役に立ちます。

実務補習で一緒になるメンバーは、まず住んでいるところはバラバラです。私は横浜に住んでいますが、ご一緒したメンバーに茨城県に住んでいる方がいました。距離を克服する手段としてITはとても有用ですね。

また、仕事をしながら実務補習を進めますので、Skypeや電話などの、時間に同期を要するコミュニケーションよりは、SNSやメールなどの非同期コミュニケーションのほうが進めやすいと思います。SNSにもいろいろありますが、Facebookが多いように思いますね。実務補習を終えて診断士活動を継続する際にも活用できますので、アカウントをお持ちでない方は、これを機に作成することをお勧めします。

③メンバーとのファイル共有:DropBox,GoogleDrive,SkyDriveなど
実務補習で作成した資料をメンバー間で共有するときに、DropBox等のファイル共有サービスが非常に役に立ちます。「メールの添付でよいのでは?」と思われる方も多いと思いますが、
・ファイルサイズが大きいので送受信に時間を要する、または送受信できない(私の実務補習で作成した報告書は、35MByteありました)。
・作成資料は機密事項のため、誤送信による流出リスクを考慮する必要がある

などの理由から、ファイル共有サービスを利用することをお勧めします。ファイル共有サービスでは、数GByteなら無料で利用することが可能です。また、ファイル共有時のユーザ・パスワード管理が可能ですから、情報漏えいリスクを低くすることが可能です。

私の実務補習では、DropBoxを利用していました。DropBoxではファイルが更新されるとメッセージが出るので、メンバーがいつ資料を作成しているのかを把握しやすいという効果もありましたね。


さて、私の今年のブログはこれで最後です。寒い日が続いておりますので、皆様も体調に気を付けて年末年始をお過ごしください。

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実務補習はITを活用しよう まいどまいど編” に対して4件のコメントがあります。

  1. 宙ぶらりん より:

    まいどまいど様

    お世話になっております。ためになる記事をありがとうございます。

    本当はタキプロセミナーで聞くべきことかと思いますが、年末年始にできるだけ進めておきたいので質問させてください。

    ●ノートパソコンの大きさ

    これからノートパソコンを買います。

    画面が大きいもの(15インチくらい)のほうが作業しやすいと思いますが、実務補習後の携帯性を考えると、軽いもののほうがいいように思えます。女性なので、2kg以上あると厳しいです。どれくらいの大きさ(画面サイズと重さ)がおすすめでしょうか。

    ●ノートパソコンの性能

    予算の都合上、安価なパソコン(CPUがCeleron)を検討していたら、「それじゃあ遅いよ」と人に言われました。高性能のもののほうがいいことはわかっているのですが、手が届きません。やはり無理しても高性能のものを購入すべきでしょうか。

    ●Officeソフト

    よこっち@岩手様に「Office2007(ワード、エクセル、パワーポイント)以降」をすすめていただいたのですが、まいどまいど様の記事にはWordとExcelと書かれています。とりあえずパワーポイントは購入しなくても大丈夫でしょうか。

    パワーポイントは実務補習には必要なくても、今後の業務には必須と思いますので、買ったほうがいいとは考えています。

    また、今買うパソコンについているOfficeにすると、2013になってしまうのですが、ほかのメンバーとの互換性を考えると、2013でないほうがいいでしょうか。

    いろいろ質問してしまい、申し訳ありませんが、よろしくお願いします。

  2. タキプロ より:

    宙ぶらりん様

    コメント頂きましてありがとうございます!私見が入りますが、参考としていただければと思います。

    ●ノートパソコンの大きさ
     自宅にパソコンがあって、ノートパソコンを別に買うのでしたら、
     多少画面が小さくとも、軽いほうが持ち運びに便利ですし、使いやすいと思います。

     実務補習で報告書等を作成しますが、グループの活動は議論が中心で、
     報告書作成は自宅ですることが基本となります。
     自宅で作成した報告書を、グループで仕上げるときに修正する程度ですので、
     画面が小さいことによる、多少の操作性の悪さは許容できると思います。

     自宅にパソコンが無いようでしたら、作業効率を考えると、多少重くとも大きめのディスプレイがついた
     ノートパソコンがよいと思います。

     ちなみに、私の持っているノートパソコンは、13.3インチで1.6Kgあります。
     1.6Kgでも重いですね・・。画面サイズは、報告書作成等には十分です。

    ●ノートパソコンの性能
     これは判断が難しいですね。先に記載しましたとおり、自宅にパソコンがあるようでしたら、
     割り切って、性能が低くとも安いものを買う選択肢もありですね。

     ノートパソコンをメインで使うのであれば、以下の理由から、性能は犠牲にしないほうが良いと思います。

     ①実務補習で作成する報告書が、結構なボリュームになることがあり(数十メガ程度)、性能が低いと作業効率が落ちる
     ②CPUは後で買い換えられないので、性能が低くて後悔しても対処ができない
     なお、CPU中心の話となっていますが、メモリも重要ですのでご留意ください。私のPCは4Gあります。

    ご予算が分かりませんが、私が購入したノートパソコンは10万円くらいでした。
     実務補習の5万円(1回分)を加えると15万円で、私の診断士学習にかけたコストを一瞬で超えましたが、、
     ノートパソコンの10万円は、ケチらずに購入してよかったと思っています。

     当然ですが、ノートパソコンは実務補習以外にも使えます。性能が低いと触る頻度が減ると思いますので、
     診断士に合格した自分へのご褒美と、これからの診断士活動に投資すると考えて、奮発してみてもよいかと思いますが如何でしょうか(電気屋さんの店員のようになってきました・・)。

    ●Officeソフト
     パワーポイントは、なんとなく触っていればプレゼン資料が作れますので(私見ですが)、ブログでは必須知識としませんでした。
     実務補習の班によっては、パワーポイントを使うこともあったようなので、パワーポイントがあったほうが無難です。
     宙ぶらりん様のおっしゃる通り、診断士として活動することを考えれば、プレゼンテーションをする機会が増えますので、購入しておくことをお勧めします。

     Officeのバージョンですが、2013でも大丈夫です。古いバージョンで保存する機能がありますので、それを利用すれば問題ありません。

    参考になりましたでしょうか。ご不明な点がありましたら、再度コメント頂ければと思います。

    ちなみに、私が持っているノートパソコンは、VAIOのSVT13129CJSです。
    タキプロメンバーの持っているノートパソコンもバラバラですが、比較的良いものを持っている人が多い印象ですね。

  3. 宙ぶらりん より:

    タキプロさま

    具体的でとてもわかりやすい説明をありがとうございました。納得しました。

    今後ともどうぞよろしくお願いします。

  4. タキプロ より:

    こちらこそ、よろしくお願いいたします。

    また、大事なことを伝えておりませんでした。失礼いたしました。

    「合格おめでとうございます!診断士の同志として一緒に活動していきましょう!」

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