事例Ⅲ 「情報」の無駄を省く by zaki
タキプロ16期の zaki と申します。 得意科目は経営情報システムですので、経営情報システムの視点で「事例Ⅲ」について書いていきます。
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■はじめに
今回のお題は、中小企業診断士2次試験、事例ⅢでIT化戦略を問われた際の定番フレームワーク「DRINK」です。
DRINKは「C社」の情報共有に関する問題への具体的な解決策のキーワードとして活用できます。「さちのひ」や「ダナドコ」共々覚えておきましょう。
■DRINKとは
DRINKとは、
- D:データベース化
- R:リアルタイム化
- I:一元管理
- N：ネットワーク化
- K：共有化
の頭文字の語呂合わせです。
■DRINKの使い方まで覚えておく
フレームワークとして「覚えた」だけでなく、どう使うかも頭にたたき込んでおきましょう。IT化戦略って何を問われるんでしょうか。
例えば「データベース化」するとして、それはどんな状況で行うものなのか。どんな効果があるのか。与件文でどうなっていたら、「データベース化」すると書くべきなのか。それらのイメージと共に覚えておきましょう。
■データベース化
一次試験の経営情報システムでデータベースは学んだと思います。データベース化とは、大量のデータを一箇所に集め、効率的に検索・参照・利用がしやすいように、一定のルールに基づいて整理・構造化するプロセスを指します。「効率的に検索・参照・利用する」という目的が大事です。
令和6年度の「C社」も、多くの情報を取り扱います。紙だったり、デジタルだったり。受注情報、製品仕様書、製品図面、部品構成表、大日程計画・週次日程計画表・進捗情報、過去の工数見積・現在の工数見積、設計や納期変更の情報、社員の労働状況……与件文を深掘りしていくと、部品の仕入価格情報や、社員のお給料なども「情報」です。
この中でデジタル化(データベース化)されていると読み取れるのは、受注情報と部品構成表くらいです。他の情報もデジタル化・データベース化して「目的達成＝非効率な情報の扱いを是正する」必要が無いかを考えましょう。
■リアルタイム化・一元管理
データは常に最新の情報でなくてはいけません。今週の予定を立てるのに、先週までの情報しか入っていないデータベースでは意味がありません。
一元管理できていないデータベースとは、部門ごとに分散している状態・部門内だけで抱え込んでいる状態・部門間で重複している状態などを指します。データを探すのに時間がかかり「リアルタイム化」の障害になりますし、重複作業の無駄、データ間の矛盾が発生し、迅速な意思決定に支障がでてしまいます。
「C社」のデータベースは、必要な人が今すぐ手間なく最新のデータを参照できる状態になっているでしょうか？
■ネットワーク化・共有化
情報を参照し、利用するためには「見える」状態でなければいけません。社内外のネットワークを活用し、情報共有して必要な相手に情報が届くようにしましょう。
営業部門がもつ受注情報を製造部門が見られたら役にたつのではないか。製造部門の進捗情報は営業部門は把握しなくても良いのか。
加えて、その共有された情報を活用できる状態になっているかという観点も必要です。従業員はそのデータを扱えていますか。教育は必要ではないでしょうか。
デジタル化されている「C社」の受注情報と部品構成表は、誰がどんなことに使っているんでしょう。他の誰かが別の用途で使えないでしょうか。
■字数制限内で記入する
書くべき内容を思いついたら、答案用紙に記入します。悩まず書けるようある程度フレーズは覚えておきましょう。
- 紙で管理している●●データを整理・標準化しデータベース化する
- ●●データは一元管理し、リアルタイムに更新する
- ●●データは社内/社外とリアルタイムで共有する
これらを行うことで、「●●データ」を使って何らかの業務効率化・生産性向上などを達成させます。
■おわりに
事例Ⅲのポイントの一つは「無駄を省き効率化して生産性を上げること」です。DRINKの視点で情報・データの無駄・非効率な部分を洗い出していきましょう。
次回は、あおたろ さんの登場です。
お楽しみに！
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